Cómo elegir software de reservas y TPV para tu centro

Elegir el software con el que vas a vender entradas, cobrar en el mostrador y gestionar a tus clientes es una de las decisiones que más afectan al día a día de un centro de ocio. Un buen sistema pasa desapercibido: las reservas entran, la caja cuadra y el equipo trabaja tranquilo. Uno mal elegido se nota cada fin de semana, en forma de colas, dobles reservas y hojas de cálculo para tapar huecos.

Esta checklist te ayuda a comparar opciones con criterio, tanto si abres un centro nuevo como si quieres cambiar de sistema. No hace falta que todo sea perfecto desde el primer día, pero sí que lo esencial esté resuelto.

Empieza por cómo funciona tu centro

Antes de mirar demostraciones, escribe en una hoja cómo vende y opera tu centro hoy. Te servirá para hacer las preguntas correctas y para no dejarte deslumbrar por funciones que no vas a usar.

• ¿Vendes entradas por sesiones de tiempo fijo, entradas libres o ambas?
• ¿Qué peso tienen los cumpleaños, los grupos escolares y los bonos?
• ¿Tienes zonas o atracciones con aforo propio?
• ¿Cuántos puestos de cobro necesitas y en qué dispositivos?
• ¿Necesitas que el cliente firme un documento antes de entrar?
• ¿Tienes, o tendrás, más de un centro?

Reserva online: lo imprescindible

La tienda online es el mostrador que nunca cierra. Comprueba que el sistema cubre, como mínimo, lo siguiente:

• Sesiones y aforo reales: cada producto con sus horas, su duración y sus plazas, y un calendario que solo enseñe lo disponible.
• Complementos en el momento justo: calcetines, bebidas o merienda ofrecidos durante la compra.
• Precios flexibles: precio distinto por día u hora, días especiales y cupones.
• Tu marca: logo, colores y textos propios, y la posibilidad de integrar la reserva en tu web sin mandar al cliente a una página extraña.
• Confirmación automática: email con los detalles y con lo que el cliente tiene pendiente, por ejemplo firmar.
• Autonomía del cliente: que pueda consultar su reserva y, si tú lo permites, cambiar la fecha sin llamarte.
• Pensado para el móvil: la mayoría de familias reservará desde el teléfono.

TPV y mostrador: rapidez cuando hay cola

El TPV se pone a prueba el sábado a las cinco de la tarde. En una demo, pide que te enseñen un cobro completo con prisas, no solo una pantalla bonita.

• Sin instalaciones complicadas: que funcione en el navegador de una tablet o un ordenador facilita mucho las cosas.
• Reservas del día en la misma pantalla: buscar por nombre o referencia y marcar la llegada sin cambiar de programa.
• Estado de las firmas: ver de un vistazo quién falta por firmar.
• Caja por persona y por día: apertura, cierre, movimientos y descuadres.
• Acceso con PIN por empleado: para saber quién hizo cada venta.
• Compatibilidad con tu datáfono: poder cobrar con tarjeta física y registrar el cobro.

Pagos online: a dónde va tu dinero

Este punto se pasa por alto con frecuencia y tiene mucho impacto. Pregunta siempre:

• ¿El dinero de las reservas llega directamente a tu cuenta o pasa antes por el proveedor?
• ¿Puedes usar el TPV virtual de tu propio banco?
• ¿Hay comisión por venta además de las comisiones bancarias?
• ¿Se puede probar el cobro en modo pruebas antes de abrir la venta real?
• ¿La reserva se confirma solo cuando el pago está hecho?

Clientes, datos y seguridad

Con el tiempo, la base de clientes es uno de los activos más valiosos de tu centro. Asegúrate de que el sistema la cuida y de que sigue siendo tuya.

• Una sola ficha por cliente: con sus reservas, compras, firmas y menores a cargo.
• Roles y permisos: que cada empleado vea solo lo que necesita.
• Registro de actividad: quién hizo cada cambio.
• Copias de seguridad: automáticas y frecuentes.
• Herramientas para el RGPD: consentimientos, bajas de marketing y contrato de encargo del tratamiento.
• Salida clara: cómo exportas tus datos si algún día decides irte.

Ya que estás, pregunta por los informes. Como mínimo deberías ver al entrar las ventas del día, el número de tickets, el ticket medio y las reservas, además de las ventas por hora y por método de pago. Si tienes varios centros, comprueba que cada uno pueda tener su caja, su tienda y su equipo mientras tú ves el conjunto desde la central.

Contrato, puesta en marcha y soporte

El mejor software no sirve de nada si tardas meses en ponerlo en marcha o si quedas atado a un contrato que no te conviene.

• Prueba real: poder usarlo unos días con tus propios productos antes de decidir.
• Permanencia: si la hay, de cuánto tiempo y qué pasa si quieres cancelar.
• Pagar por lo que usas: que no tengas que contratar funciones que no necesitas.
• Puesta en marcha guiada: cuánto tiempo pasa desde que te registras hasta que vendes.
• Soporte cercano: en tu idioma y con personas que entienden un centro de ocio.
• Mejoras continuas: si el producto evoluciona y con qué frecuencia.

Un consejo final para la demo: lleva dos o tres situaciones reales de tu centro, como un cumpleaños con cambio de fecha o un grupo escolar, y pide que te las resuelvan en directo.

Cómo encaja Uelta en esta lista

Uelta reúne en una sola plataforma la tienda de reservas online con sesiones, aforo, complementos, cupones y tu marca, y un TPV en el navegador con las reservas del día, el estado de las firmas, la caja por sesiones y PIN por empleado. Los pagos online se hacen con tu propio TPV virtual Redsys, con modo pruebas incluido, y Uelta no cobra comisión por venta. Tienes roles y permisos, registro de actividad y copias de seguridad diarias, y si dejas el servicio puedes exportar tus datos.

Se contrata con una suscripción mensual sin permanencia en la que pagas solo las funciones que usas. Si quieres verlo con tus productos, pide una demo de 30 minutos o, si prefieres probarlo por tu cuenta, empieza tu prueba gratis de 7 días.