游乐场馆供应商采购：从每周订货到发票
游乐场馆要采购的东西比想象中多得多：防滑袜、生日会用的饮料和零食、清洁用品、手环、派对装饰，还有维修用的配件。如果每张订单都在不同的 WhatsApp 群里发出去，每张送货单都塞进抽屉，迟早会出现周六断货、同一张发票付两次，或者谁也说不清欠哪家供应商多少钱。解决办法是一套简单、固定的流程：每个场馆每周订货，按供应商审核并发送，附送货单签字收货，再把发票和付款状态管清楚。
采购最容易失控的地方
几乎每家场馆都会遇到同样的问题：
- 订货靠零散消息：每个店长各订各的，订了什么、什么时候订的都没有记录。
- 收货不清点：送货车在场次高峰时到，有人没数就签了送货单，几天后才发现少货。
- 发票对不上：供应商按订货量开票，而不是实收量，手边又找不到送货单核对。
- 付款心里没数：发票没送到财务，结果付晚了；或者发票从两个渠道过来，付了两次。
- 天天都是急单：没有固定的订货日，什么都是「明天就要」。
第一步：按供应商建好产品目录
整理订单之前，先整理你买的东西。每家供应商的产品都按实际送货规格录入，写上进价；如果在前台转卖，再写上售价。这样下单时是从清单里选，而不是凭记忆手写。如果你已经有 Excel 价目表或供应商的 PDF 报价，最好能直接导入，不用重新录入。
第二步：每周固定一天订货
每周定一个订货日。各场馆盘点库存后，从目录里准备订单；这周不需要订货的，就直接标记，免得有人一直等一张不会来的订单。固定订货日能减少急单，让供应商合并送货，也方便你逐周对比。
真正等不了的东西，就走紧急订单，但规则一样：谁订的、向谁订、到了什么。
第三步：总部统一审核，按供应商发送
如果有多家门店，最好由总部专人在发送前审核所有订单：发现错误、调整数量、按供应商合并。每家供应商只收到一份清楚的订单，写明每个场馆要什么、什么时段送货，而不是五条不同的消息。发送前先预览邮件，可以避免很多意外。
第四步：附送货单，签字收货
收货是最关键的一步。货到时，收货人对比订货数量和实际到货，记下差异，附上送货单并签名。发票如果随货一起到，也一并附上；如果发票稍后才到，就标记为「待补」，不会忘。
- 先清点再签字：现在多花两分钟，胜过下周扯皮。
- 送货单拍照或存 PDF：永远和订单放在一起，不再塞进抽屉。
- 收货人签名：带日期和时间，谁核对的一清二楚。
第五步：发票和付款，状态一目了然
每张已收货的订单都经过三个状态：待发票、待付款、已付款。有了这张清单，财务清楚地知道欠谁多少，付款前还能把每张发票和送货单对一遍。月底按供应商查看历史记录，就能知道你买了多少、多久买一次、哪里经常出差错。
第六步：让供应商也参与进来
如果供应商能在自己的门户里查看订单、书面提出调价或改规格、直接在上面留言，很多电话就不用打了。接不接受由你决定，所有记录都留存下来，不会淹没在某封找不到的邮件里。
Uelta 怎么做
用 Uelta 的采购与供应商功能，各场馆从供应商目录里下每周订单，总部审核后按供应商发送，发送前可预览邮件。收货时对比数量，附上送货单和发票（或标记「发票稍后到」），收货人签名。付款状态从待发票、待付款到已付款，每家供应商都有自己的门户。连锁经营的话，它和多场馆管理无缝衔接，库存和维修则在内部运营里管理。
常见问题
供应商不愿意用门户怎么办？
没关系，供应商照常通过邮件收到订单。门户是给愿意用的供应商的便利，不是强制要求。
到货比订的少怎么办？
收货时直接记下实收数量，并附上送货单。等发票来了，你知道该对哪一项提出异议，不会为没收到的货付钱。
只有一家店也能用吗？
能。没有总部的话，场馆自己用同样的流程管理产品目录、供应商和订单。
可以导入现有的产品清单吗？
可以。产品目录可以从 Excel、CSV 或供应商的 PDF 导入，之后每个产品都保留进价和售价。
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