Pedidos a proveedores: del pedido semanal a la factura

En un parque de ocio se compra mucho más de lo que parece: calcetines antideslizantes, bebidas y snacks para las meriendas, material de limpieza, pulseras, decoración para los cumpleaños y recambios para el mantenimiento. Si cada pedido sale de un WhatsApp distinto y cada albarán acaba en un cajón, tarde o temprano falta algo un sábado, se paga una factura dos veces o nadie sabe qué se debe a quién. La solución es un circuito sencillo y siempre igual: pedido semanal por centro, revisión y envío por proveedor, recepción con albarán y firma, y un control claro de facturas y pagos.

Dónde se pierde el control de las compras

Los problemas suelen repetirse en todos los centros:

• Pedidos por mensajes sueltos: cada encargado pide a su manera y no queda constancia de qué se pidió ni cuándo.
• Recepciones a ciegas: llega la furgoneta en plena sesión, alguien firma el albarán sin contar y las diferencias aparecen días después.
• Facturas que no casan: el proveedor factura lo pedido, no lo recibido, y nadie tiene a mano el albarán para comprobarlo.
• Pagos a ciegas: se paga tarde porque la factura nunca llegó a administración, o se paga dos veces porque llegó por dos caminos.
• Urgencias constantes: como no hay un día fijo de pedido, todo se pide «para mañana».

Paso 1: un catálogo por proveedor

Antes de ordenar los pedidos, ordena lo que compras. Para cada proveedor, define sus productos con el formato en que los sirve, el precio de compra y, si lo revendes en el mostrador, el de venta. Así cada pedido se hace eligiendo de una lista y no escribiendo de memoria. Si ya tienes la lista de precios en una hoja de cálculo o en un PDF del proveedor, conviene poder importarla en lugar de teclearla.

Paso 2: el pedido semanal, siempre el mismo día

Fija un día de la semana para pedir. Cada centro revisa sus existencias y prepara su pedido con el catálogo; si esa semana no necesita nada, lo indica, y así nadie se queda esperando un pedido que no va a llegar. Un día fijo reduce las urgencias, agrupa los envíos del proveedor y te deja comparar semanas.

Para lo que de verdad no puede esperar, deja un camino de pedidos urgentes que siga las mismas reglas: quién lo pide, a quién y qué llega.

Paso 3: revisión central y envío por proveedor

Si tienes varios centros, una persona de la oficina central debería revisar todos los pedidos antes de enviarlos: detecta errores, ajusta cantidades y agrupa por proveedor. Cada proveedor recibe un único pedido claro, con lo que necesita cada centro y su franja de entrega, en lugar de cinco mensajes distintos. Ver el email antes de enviarlo evita sorpresas.

Paso 4: recepción con albarán y firma

La recepción es el momento clave. Cuando llega la mercancía, quien la recibe compara lo pedido con lo que de verdad llega, anota las diferencias, adjunta el albarán y firma. Si la factura viene en la caja, se adjunta también; si llega más tarde, se marca como pendiente para no olvidarla.

• Cuenta antes de firmar: mejor dos minutos ahora que una discusión la semana que viene.
• Foto o PDF del albarán: siempre adjunto al pedido, nunca en un cajón.
• Firma de quien recibe: con fecha y hora, para saber quién lo comprobó.

Paso 5: facturas y pagos con estados claros

Cada pedido recibido pasa por tres estados: pendiente de factura, pendiente de pago y pagado. Con esa lista, administración sabe exactamente qué se debe y a quién, y puede cruzar cada factura con su albarán antes de pagar. Al final del mes, el historial por proveedor te dice cuánto compras, con qué frecuencia y dónde se repiten las diferencias.

Paso 6: que el proveedor también participe

Muchas llamadas desaparecen si el proveedor ve sus pedidos en un portal propio, puede proponer un cambio de precio o de formato por escrito y escribirte allí mismo. Tú decides si aceptas el cambio y queda registrado, sin depender de un correo perdido.

Cómo lo hace Uelta

Con pedidos y proveedores de Uelta, cada centro hace su pedido semanal desde el catálogo de sus proveedores y la gestión central lo revisa y lo envía por proveedor, con vista previa del email. En la recepción se comparan cantidades, se adjuntan albarán y factura (o «llega más tarde») y firma quien recibe. Los pagos pasan de pendiente de factura a pendiente de pago y pagado, y cada proveedor tiene su portal. Si llevas una cadena, encaja con la gestión de varios centros, y el stock y el mantenimiento siguen en la operación interna.

Preguntas frecuentes

¿Y si el proveedor no quiere usar un portal?

No pasa nada: recibe el pedido por email como siempre. El portal es una ventaja para los que quieran usarlo, no una obligación.

¿Qué hago si llega menos de lo pedido?

Se anota en la recepción, con la cantidad real y el albarán. Así, cuando llegue la factura, sabes qué reclamar y no pagas lo que no has recibido.

¿Sirve si solo tengo un centro?

Sí. Sin oficina central, el propio centro lleva su catálogo, sus proveedores y sus pedidos con el mismo circuito.

¿Puedo importar mi lista de productos?

Sí. El catálogo se puede cargar desde Excel, CSV o el PDF del proveedor, y después cada producto mantiene su precio de compra y de venta.

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