Commandes fournisseurs : de l’hebdo à la facture

Un centre de loisirs achète bien plus qu’on ne le croit : chaussettes antidérapantes, boissons et en-cas pour les goûters, produits d’entretien, bracelets, décoration d’anniversaire et pièces de rechange pour la maintenance. Si chaque commande part d’une conversation WhatsApp différente et que chaque bon de livraison finit dans un tiroir, tôt ou tard il manque quelque chose un samedi, une facture est payée deux fois ou personne ne sait qui doit quoi à qui. La solution : un circuit simple et toujours identique. Commande hebdomadaire par centre, vérification et envoi par fournisseur, réception avec bon de livraison et signature, puis un suivi clair des factures et des paiements.

Là où l’on perd le contrôle des achats

Les mêmes problèmes reviennent presque partout :

• Commandes par messages épars : chaque responsable commande à sa façon et il ne reste aucune trace de ce qui a été commandé ni quand.
• Réceptions à l’aveugle : la camionnette arrive en pleine session, quelqu’un signe le bon sans compter et les écarts apparaissent des jours plus tard.
• Factures qui ne collent pas : le fournisseur facture le commandé, pas le reçu, et personne n’a le bon de livraison sous la main.
• Paiements sans visibilité : on paie en retard parce que la facture n’est jamais arrivée à l’administration, ou deux fois parce qu’elle est arrivée par deux chemins.
• Urgences permanentes : sans jour de commande fixe, tout se commande « pour demain ».

Étape 1 : un catalogue par fournisseur

Avant de ranger les commandes, rangez ce que vous achetez. Pour chaque fournisseur, listez ses produits dans le conditionnement livré, avec le prix d’achat et, si vous revendez au comptoir, le prix de vente. Chaque commande se fait alors en choisissant dans une liste, pas de mémoire. Si la grille tarifaire existe déjà dans un tableur ou dans le PDF du fournisseur, mieux vaut pouvoir l’importer que la ressaisir.

Étape 2 : la commande hebdomadaire, toujours le même jour

Fixez un jour de commande par semaine. Chaque centre vérifie son stock et prépare sa commande à partir du catalogue ; s’il n’a besoin de rien, il l’indique, et personne n’attend une commande qui ne viendra pas. Un jour fixe réduit les urgences, regroupe les livraisons et permet de comparer les semaines.

Pour ce qui ne peut vraiment pas attendre, gardez un circuit de commandes urgentes qui suit les mêmes règles : qui commande, à qui et ce qui arrive.

Étape 3 : vérification centrale et envoi par fournisseur

Avec plusieurs centres, une personne du siège devrait relire toutes les commandes avant l’envoi : elle repère les erreurs, ajuste les quantités et regroupe par fournisseur. Chaque fournisseur reçoit une seule commande claire, avec les besoins de chaque centre et son créneau de livraison, au lieu de cinq messages différents. Prévisualiser l’e-mail avant l’envoi évite les surprises.

Étape 4 : réception avec bon de livraison et signature

La réception est le moment clé. À l’arrivée de la marchandise, la personne qui réceptionne compare le commandé et le livré, note les écarts, joint le bon de livraison et signe. Si la facture est dans le colis, on la joint aussi ; si elle arrive plus tard, on la marque en attente pour ne pas l’oublier.

• Compter avant de signer : deux minutes maintenant valent mieux qu’une discussion la semaine suivante.
• Photo ou PDF du bon : toujours joint à la commande, jamais dans un tiroir.
• Signature de la personne qui réceptionne : datée, pour savoir qui a vérifié.

Étape 5 : factures et paiements avec des statuts clairs

Chaque commande reçue passe par trois statuts : facture attendue, paiement attendu et payé. Avec cette liste, l’administration sait exactement ce qui est dû et à qui, et peut rapprocher chaque facture de son bon de livraison avant de payer. En fin de mois, l’historique par fournisseur vous dit combien vous achetez, à quelle fréquence et où les écarts se répètent.

Étape 6 : impliquer aussi le fournisseur

Beaucoup d’appels disparaissent quand le fournisseur voit ses commandes dans son propre portail, propose par écrit un changement de prix ou de conditionnement et vous écrit au même endroit. Vous décidez d’accepter ou non, et tout reste tracé au lieu de se perdre dans un e-mail.

Comment fait Uelta

Avec les commandes fournisseurs d’Uelta, chaque centre passe sa commande hebdomadaire depuis le catalogue de ses fournisseurs, et le siège la vérifie puis l’envoie par fournisseur, avec un aperçu de l’e-mail. À la réception, on compare les quantités, on joint bon de livraison et facture (ou « arrive plus tard ») et la personne qui réceptionne signe. Les paiements passent de facture attendue à paiement attendu puis payé, et chaque fournisseur dispose de son portail. Pour un réseau, tout s’intègre à la gestion de plusieurs centres, tandis que le stock et la maintenance restent dans la gestion interne.

Questions fréquentes

Et si un fournisseur ne veut pas utiliser le portail ?

Aucun problème : il reçoit la commande par e-mail comme d’habitude. Le portail est un plus pour ceux qui le souhaitent, pas une obligation.

Que faire s’il arrive moins que prévu ?

On le note à la réception, avec la quantité réelle et le bon de livraison. Quand la facture arrive, vous savez quoi contester et vous ne payez pas ce que vous n’avez pas reçu.

Est-ce utile avec un seul centre ?

Oui. Sans siège, le centre gère lui-même son catalogue, ses fournisseurs et ses commandes avec le même circuit.

Puis-je importer ma liste de produits ?

Oui. Le catalogue se charge depuis Excel, un CSV ou le PDF du fournisseur, et chaque produit garde ensuite son prix d’achat et de vente.

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