Seguridad del software de reservas: qué preguntar

La seguridad del software de reservas se comprueba con cinco preguntas al proveedor: dónde y cómo se guardan los datos de tus clientes, dónde se introduce la tarjeta, cada cuánto se hacen copias de seguridad, cómo se actualiza el sistema y qué ocurre cuando algo falla. Si las respuestas son concretas y te las enseña en el panel, vas por buen camino.

Qué datos guarda tu centro y por qué importa la seguridad del software de reservas

Un parque de trampolines, un parque infantil o un rocódromo no solo vende entradas. Con el tiempo, en el mismo sistema acaba casi todo lo sensible del negocio:

• Nombres, emails y teléfonos de las familias.
• Datos de menores y la firma del tutor en el documento de responsabilidad.
• Alergias anotadas para la merienda de un cumpleaños.
• Historial de compras, bonos y puntos del club.
• Datos del equipo: DNI, cuenta bancaria, nóminas y fichajes.

Los datos de menores y las alergias, que son datos de salud, son lo más delicado. Si un monitor que ya no trabaja contigo conserva su acceso, o la hoja de un cumpleaños circula por un canal que no controlas, el daño no es técnico: es la confianza de las familias. Por eso estas preguntas se hacen antes de firmar, no después del primer susto.

Datos de clientes: dónde están y quién los ve

Estas preguntas separan una respuesta seria de un «tranquilo, está todo seguro»:

1. ¿En qué país están los servidores? Para un centro de la Unión Europea, que los datos se alojen en la UE simplifica el encaje con el RGPD.
2. ¿Va todo con conexión cifrada? El panel de gestión y la tienda online, siempre.
3. ¿Hay permisos por rol? Recepción no necesita ver nóminas y un monitor no necesita exportar la base de clientes.
4. ¿Queda registro de quién cambia qué? Si alguien borra una reserva o cambia un precio, tienes que saber quién y cuándo.
5. ¿Cómo se gestionan consentimientos y bajas? Cada email de marketing, con su enlace de baja; cada firma, con la versión del documento y una forma de retirar el consentimiento.
6. Si hay asistente de IA, ¿con qué datos responde? Debería contestar con la información de tu centro (horarios, normas, plazas libres) y pasar a una persona lo que no sabe.
7. ¿Qué pasa con tus datos si te vas? Cuánto tiempo se guardan, cómo pides una exportación y cuándo se borran.

No te quedes con la respuesta oral: pide que te enseñen en una demostración cómo se crea un rol, dónde se ve el registro de actividad y cómo se exporta un listado. Para lo legal (datos de menores, contrato de encargado del tratamiento, plazos de conservación), revisa tu caso con un asesor legal.

Pagos online: quién toca la tarjeta y quién el dinero

Aquí hay dos preguntas que muchos centros mezclan: dónde se escribe el número de la tarjeta y a qué cuenta va el dinero.

• Dónde se introduce la tarjeta. Lo prudente es que el cliente la escriba en la página de la pasarela de pago, no en un formulario del software de reservas: así el software nunca ve ni guarda esos números.
• A qué cuenta llega el cobro. Con un TPV virtual de tu banco, el dinero va directo a ti. Si hay un intermediario, pide por escrito plazos de transferencia y comisiones.
• Cuándo se confirma la reserva. Solo cuando la pasarela avisa del pago. Si no, un pago abandonado puede bloquear plazas de una sesión llena.
• Si hay modo pruebas. Hacer compras de prueba que no cuentan como ventas evita estrenar el sistema con clientes reales.
• Trazabilidad en el mostrador. Cada empleado con su PIN en el TPV, para saber quién cobró, quién aplicó un descuento y quién hizo una devolución.

Situación típica: sábado, sesión de las cinco llena y un padre asegura que pagó pero no tiene confirmación. Si el sistema solo confirma con el aviso de la pasarela, miras el estado del pago y decides con datos, no con la presión de la cola. Cómo funciona con un TPV virtual Redsys lo tienes en pagos online.

Copias de seguridad, actualizaciones e incidentes

Copias de seguridad

Pregunta con qué frecuencia se hacen, si son automáticas, cuánto tiempo se conservan y si el proveedor ha probado a restaurarlas. Un centro que vende a diario necesita, como mínimo, copias diarias: perder las reservas de una tarde de cumpleaños ya es un problema serio.

Actualizaciones

Averigua si el software funciona en el navegador o hay que instalarlo en cada tablet y ordenador, quién aplica las actualizaciones y si te avisan de los cambios que afectan a tu operativa. Un programa instalado que nadie actualiza es un riesgo que suele pasar desapercibido.

Incidentes

Pide por escrito el canal de soporte, el horario real de atención y cómo te avisarían de un problema que afecte a tus datos. Mejor un horario claro que una disponibilidad imposible. Como responsable de los datos, el RGPD te impone obligaciones propias de notificación: tu asesor legal te dirá cómo encajan con el contrato del proveedor.

Ten también tu plan B: si se cae la conexión del centro, cobra con el datáfono físico, apunta las llegadas y regístralo todo en el sistema cuando vuelva.

Checklist de seguridad para tu propio centro

El proveedor pone la mitad de la seguridad; la otra mitad depende de cómo trabaja tu equipo.

1. Una cuenta por persona: nada de usuarios compartidos tipo «recepcion1».
2. Retira el acceso el mismo día que alguien se va, también a quien cubrió el verano.
3. Permisos mínimos: cada rol ve solo lo que necesita para su turno.
4. Contraseñas únicas y nunca en un pósit junto al mostrador.
5. Las hojas de cumpleaños impresas con alergias se retiran y se destruyen al acabar la fiesta.
6. Bloquea el TPV y la caja cuando dejas el mostrador, aunque sea un minuto.
7. Revisa una vez al mes el registro de actividad y quién ha exportado datos.
8. Pide o descarga de vez en cuando una exportación de tus datos más importantes.

Errores habituales: enviar listados de clientes por WhatsApp, guardar exportaciones en un pendrive que se pierde, dejar con acceso a la agencia que hizo la web anterior y usar la misma contraseña para el email del centro y el panel de reservas.

Preguntas frecuentes

¿Qué debo preguntar sobre seguridad antes de contratar un software de reservas?

Lo esencial: dónde están los servidores, si hay permisos por rol y registro de actividad, dónde se introduce la tarjeta, con qué frecuencia se hacen copias y qué canal de soporte tienes ante un incidente.

¿Es seguro que mis clientes paguen online al reservar?

Lo es si la tarjeta se introduce en la página de la pasarela de pago y no en el software de reservas, y si la reserva solo se confirma cuando la pasarela avisa del pago.

¿Necesito un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor?

Normalmente sí: si el proveedor trata datos de tus clientes por cuenta tuya, el RGPD prevé un contrato que regule ese tratamiento. Revisa con tu asesor legal qué debe incluir en tu caso.

¿Qué pasa con los datos de mis clientes si cambio de software?

Depende del proveedor. Antes de firmar, pregunta cuánto tiempo los conserva tras la baja, cómo pides una exportación y cuándo se borran definitivamente.

Cómo te ayuda Uelta

Uelta aloja los datos en servidores de la Unión Europea con conexión cifrada, hace una copia de seguridad automática cada día y tiene permisos por rol y registro de quién hizo cada cambio. Los documentos de identidad, cuentas bancarias y sueldos del personal se guardan cifrados. Lo tienes resumido en Seguridad y RGPD.

• Con tu TPV virtual Redsys, la tarjeta se introduce en la página de Redsys, nunca en Uelta; el dinero va directo a tu cuenta y la reserva se confirma cuando Redsys avisa del pago. Antes de cobrar de verdad, pruebas en modo pruebas. Detalle en pagos online.
• Las firmas digitales guardan qué versión firmó cada persona, envían copia en PDF y llevan enlace para retirar el consentimiento.
• En el TPV cada empleado entra con su PIN y queda registrado quién hizo cada venta.
• Cada email de marketing lleva su enlace de baja y los fichajes no se reescriben: cada corrección guarda quién, cuándo y por qué.
• Funciona en el navegador, sin instalar nada; el soporte se pide con un ticket desde el panel y se responde por email. Si cancelas, tus datos se guardan 30 días y puedes pedir una exportación antes de que se borren.

Uelta cuesta 99 € al mes + IVA, sin permanencia. Compruébalo con tus propios datos: empieza tu prueba gratis de 7 días.